Gestión de Contactos

Cada contacto tiene una ficha completa con sus datos principales: nombre, teléfono, correo, empresa, origen y responsable, además de todos los campos personalizados que definas.

Características clave

• Teléfono normalizado: los números se guardan en formato internacional estándar (con código de país, por defecto Perú +51), evitando duplicados y errores de formato.
• Responsable del contacto: cada contacto tiene un dueño asignado, responsable de su atención y seguimiento; la lista muestra una columna de responsable.
• Origen: registra de dónde vino el contacto (campaña, formulario, link de agendamiento, referido, etc.) desde una lista editable y compartida entre contactos y negociaciones.
• Historial: cada ficha conserva el registro de actividades, comentarios y cambios.
• Orden de campos configurable: defines qué campos se muestran y en qué orden dentro de la ficha.
• Importación y exportación de contactos por CSV, con acciones en lote.

Negociaciones y Embudos de Venta

Una negociación (u oportunidad) representa un posible negocio con un contacto. Se organizan en embudos (pipelines) divididos en etapas personalizables. El tablero Kanban muestra las tarjetas de cada negociación en columnas, y basta arrastrarlas para avanzarlas de etapa.

Qué puedes hacer

• Crear múltiples embudos según tus procesos (ventas, postventa, soporte, etc.).
• Definir las etapas de cada embudo a tu medida.
• Asignar un responsable a cada negociación.
• Registrar el origen, el valor, los productos y los campos personalizados de cada oportunidad.
• Ver de un vistazo en qué etapa está cada negocio y quién lo atiende, con vista Kanban o de tabla.

Campos Personalizados

Más allá de los campos estándar, puedes crear tus propios campos para contactos y negociaciones. Cada campo puede marcarse como obligatorio y reordenarse dentro de la ficha.

Tipos de campo disponibles

Campo tipo Archivo

Permite adjuntar archivos directamente en la ficha del contacto o de la negociación:

• Único o Múltiple: un solo archivo (el nuevo reemplaza al anterior) o varios archivos.
• Formatos permitidos: imágenes (JPG, PNG, GIF, WEBP) y documentos (PDF, Word, Excel). No se admiten videos ni audios.
• Peso máximo: hasta 20 MB por archivo. El sistema avisa si un archivo excede el límite o es de un tipo no permitido.
• Fácil de usar: subes, descargas (con un clic en el nombre) y quitas archivos desde la propia ficha.

Los formularios públicos y los links de agendamiento también aceptan estos campos, incluidos los de tipo archivo y URL.

Automatizaciones

Las automatizaciones se disparan cuando una negociación entra a una etapa del embudo. Puedes definir varias reglas por etapa, ordenarlas, indicar si se ejecutan de inmediato, después de un tiempo o a una hora exacta, y en paralelo o en secuencia.

Acciones disponibles

• Enviar un mensaje de WhatsApp automático o una plantilla (con selector y previsualización).
• Enviar un correo por SMTP propio (texto o HTML, con adjuntos).
• Crear una actividad (tarea, llamada, reunión) o un evento en el calendario.
• Finalizar actividades o eventos pendientes de la negociación.
• Asignar o cambiar el responsable, o transferir a una cola de usuarios.
• Cambiar de etapa o de embudo (mover o copiar la negociación).
• Modificar un campo del contacto o de la negociación (campos base y personalizados).
• Activar o desactivar el bot de IA, cerrar el chat de WhatsApp o agregar un comentario.

Condiciones inteligentes (Y / O)

Cada regla puede tener condiciones combinables con lógica Y (todas se cumplen) u O (basta una), evaluadas sobre el origen, el responsable y la etapa. Así la automatización solo actúa cuando realmente corresponde.

Disparadores (Triggers)

Un disparador vigila que ocurra un evento concreto; cuando sucede (y se cumplen sus condiciones), mueve la negociación a la etapa asociada. Ideal para que tu embudo avance solo según lo que hace el cliente.

Eventos que puede detectar

Los disparadores también admiten condiciones con lógica Y / O, igual que las automatizaciones.

Integración con WhatsApp

QipuCRM se conecta con una o varias cuentas de WhatsApp. Cada mensaje entrante crea o actualiza el contacto correspondiente, de modo que toda la conversación queda registrada en su ficha. No hay límite de chats ni de mensajes.

Funcionalidades

• Múltiples conexiones: gestiona varias líneas/cuentas de WhatsApp (varios números).
• Bandeja unificada: todo el equipo atiende desde un solo panel, con respuestas rápidas y notas de voz.
• Plantillas: crea y reutiliza mensajes aprobados, con previsualización.
• Campañas masivas: envía una plantilla a los contactos o negociaciones filtrados, con reporte de resultados.
• Mensajería automática: integrada con automatizaciones y disparadores.
• Ventana de 24 h: el sistema respeta las reglas de WhatsApp y avisa cuando un envío automático no es posible, dejando constancia en el historial.

Asistente de Inteligencia Artificial

Puedes conectar y configurar un asistente de IA que apoya la atención por WhatsApp, agilizando las respuestas y mejorando la experiencia del cliente. Se activa por conversación y su comportamiento se configura desde el propio sistema.

Formularios de Captación

Los formularios permiten capturar prospectos desde tu web o campañas. Cada envío genera un contacto (y opcionalmente una negociación), listo para que tu equipo lo atienda. Puedes elegir los campos (incluidos personalizados, archivo y URL), personalizar colores y textos, y compartir el enlace público o incrustarlo en tu web.

Cuando un cliente envía un formulario, el responsable recibe una notificación indicando de qué formulario proviene, con enlace directo a la negociación. Los permisos de formularios son granulares: ver, crear, editar y eliminar.

Cola de Asignación

Para repartir los prospectos de forma justa, el sistema usa una cola de asignación que distribuye los nuevos contactos entre los usuarios del equipo. Tanto en las cuentas de WhatsApp como en los formularios y links de agendamiento puedes configurar cómo se asigna:

• Contacto nuevo: siempre se asigna al siguiente usuario de la cola.
• Respetar responsable existente (opción configurable): si está activada y el contacto ya existe con responsable, la negociación se asigna a ese responsable; si está desactivada, el usuario de la cola pasa a ser el nuevo responsable.

Calendario

Cada usuario tiene su propia agenda. El calendario muestra eventos (reuniones, citas) y también las actividades de las negociaciones, indicando a qué cliente pertenecen y con enlace directo a la ficha.

Qué ofrece

• Vistas Día / Semana / Mes con navegación rápida.
• Eventos con responsable y participantes, ubicación, color y descripción.
• Recordatorios configurables (desde “al comenzar” hasta “1 día antes”); el aviso llega por la campana de notificaciones.
• Negociación vinculada: asocia un evento a una negociación de cualquier embudo y salta a ella con un clic.
• Filtro «Míos / Todos»: ve solo tus eventos o los de todo el equipo (según tus permisos).

Link de Agendamiento

Genera uno o varios enlaces públicos. El cliente elige un horario libre y, al reservar, el sistema crea el contacto, la negociación y un evento en el calendario del asesor asignado, todo automáticamente.

Qué puedes configurar

• Duración del turno, días de anticipación, horario y días laborables, y si permites agendar el mismo día.
• Disponibilidad real: un turno se oculta si el asesor tiene un evento o una actividad que se solape.
• Asignación automática (al asesor menos cargado) o dejando que el cliente elija asesor.
• Embudo, etapa y origen de las citas, con manejo de duplicados.
• Zona horaria: usa la del equipo o deja que el cliente elija la suya (la cita se guarda convertida a la del equipo).
• Recordatorio del evento configurable (por defecto 30 minutos antes).
• Compartir o incrustar el enlace en tu web; el asesor recibe una notificación de cada nueva cita.

Notificaciones

Cada usuario controla qué avisos quiere recibir y de qué embudos, además del sonido general y el de los mensajes de WhatsApp.

Tipos de aviso

• Negociación asignada: cuando te asignan una oportunidad.
• Actividad por vencer y recordatorio de evento del calendario.
• Cliente que llena un formulario o agenda una cita, indicando el origen y con enlace directo a la negociación.
• Mensajes nuevos de WhatsApp, con alerta de sonido opcional.

Todos los avisos se pueden silenciar por separado desde la configuración de la campana. Al hacer clic en un aviso, vas directo al elemento relacionado.

Papelera de Reciclaje

• Eliminación segura: al borrar un contacto o negociación, pasa a la papelera (no se elimina de inmediato).
• Búsqueda y filtros: por rango de fechas y por responsable, con paginación y conteo total.
• Restaurar o eliminar definitivamente: de forma individual o en lote.
• Purga automática: los elementos se eliminan de forma permanente tras 45 días.
• Registro de quién eliminó cada elemento.

Roles y Permisos

QipuCRM permite definir roles con permisos granulares. Puedes habilitar de forma independiente acciones como ver, crear, editar y eliminar en cada módulo: negociaciones, contactos, embudos, WhatsApp, formularios, calendario, links de agendamiento, campos personalizados, automatizaciones, papelera, reportes y administración.

Ver todo vs. ver solo lo asignado

• En Negociaciones, Contactos y WhatsApp eliges entre ver todo o ver solo lo asignado al usuario. Son opciones excluyentes.
• Con “solo lo asignado”, el usuario ve únicamente lo que tiene a su nombre (no lo de otros, ni en listas ni en el Kanban) y lo que crea queda a su nombre.
• Ordenar campos en las fichas es un permiso propio, separado de editar las definiciones de campos personalizados.

Cuando falta acceso

Las acciones que un usuario no puede realizar no se le muestran; si intenta algo sin permiso, aparece una notificación flotante y permanece donde estaba. Los administradores tienen acceso completo; el resto del equipo solo a lo que su rol permita.

Un plan para cada etapa de tu negocio

Comparación rápida de topes por plan:

Centro de Ayuda y Seguridad

Centro de Ayuda integrado

El sistema incluye una sección de ayuda con guías paso a paso sobre contactos, negociaciones, campos personalizados, automatizaciones, disparadores, formularios, plantillas de WhatsApp, asistente de IA, calendario, links de agendamiento, notificaciones, cola de asignación, papelera de reciclaje y roles y permisos.

Multiempresa y seguridad

Cada organización opera de forma aislada, con su propia información, usuarios y configuración. La información sensible está protegida y el acceso se controla por roles.

Próximamente: Facturación Electrónica

QipuCRM incorporará muy pronto un módulo de Facturación Electrónica integrado directamente al CRM, para que puedas emitir tus comprobantes sin salir del sistema ni duplicar información.

La facturación se conectará con tus contactos y negociaciones, permitiéndote convertir una venta cerrada en un comprobante de forma ágil, con la información del cliente ya cargada. Este módulo ampliará QipuCRM de una herramienta de gestión comercial a una solución integral de ventas y facturación.